ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางใช้เอกสารอะไรประกอบการจ่ายเงิน
บริษัท ดำเนินธุรกิจขายสินค้าหรือให้บริการบางครั้งจำเป็นต้องส่งพนักงาน เดินทางไปต่างจังหวัดเดินทางไปต่างประเทศ กิจการมักจะมีการจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางให้แก่พนักงาน ซึ่ง “ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางหมายถึง เงินที่นายจ้างจ่ายให้แก่ลูกจ้างเป็นค่าอาหารและเครื่องดื่มเมื่อมีการเดินทางออกไปทำงานนอกสถานที่ “ การที่กิจการได้มีการจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางนอกสถานที่อันเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการ เช่น ไปตรวจงานต่างจังหวัด กิจการมีสิทธินำค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางที่จ่ายให้แก่พนักงานมาถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ ไม่ต้องห้ามตามประมวลรัษฎากร แล้ว จะใช้เอกสารใดประกอบการบันทึกบัญชีเมื่อมีการจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางให้ใช้ “ใบเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง” เป็นเอกสารภายในของกิจการเป็นหลักฐานการเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทาง โดยมีการระบุรายละเอียดดังนี้
- มีระเบียบกำหนดในการจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยง
- กำหนดวัตถุประสงค์การเดินทาง
- ลายเซ็นผู้อนุมัติ
กิจการสามารถนำค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางมาถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิ ไม่ต้องห้ามตามประมวลรัษฎากร แต่ต้องพิจารณาว่า ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางถือเป็นเงินได้พนักงานหรือไม่ ประมวลรัษฎากร ม. 42 (1) (2) ได้ยกเว้นค่าเบี้ยเลี้ยง ไม่ถือเป็นเงินได้ของพนักงานหรือบุคคลธรรมดาดังนี้
ม.42 เงินได้พึงประเมินประเภทต่อไปนี้ให้ได้รับยกเว้นไม่ต้องคำนวณเพื่อเสียภาษีเงินได้
- ค่าเบี้ยเลี้ยงหรือค่าพาหนะซึ่งลูกจ้างหรือผู้รับหน้าที่ หรือตำแหน่งงาน หรือผู้รับทำงานให้ ได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็นเฉพาะ ในการที่จะต้องปฏิบัติการตามหน้าที่ของตนและได้จ่ายไปทั้งหมดในการนั้น
- ค่าพาหนะและเบี้ยเลี้ยงเดินทางตามอัตราที่รัฐบาลกำหนดไว้ โดยพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยอัตราค่าพาหนะและเบี้ยเลี้ยงเดินทาง
หากกิจการได้มีการจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางให้แก่พนักงานจะได้รับยกเว้นไม่ถือเป็นเงินได้ของพนักงาน แต่ต้องไม่เกินกว่าอัตราเบี้ยเลี้ยงที่ทางราชการจ่ายให้แก่ข้าราชการ ซึ่งแยกได้ดังนี้
- ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางของทางราชการในประเทศวันละไม่เกิน 240 บาท
- ค่าเบี้ยเลี้ยงเดินทางของทางราชการต่างประเทศวันละไม่เกิน 3,100 บาท
โดยไม่ต้องมีหลักฐานการจ่ายเงิน ถือว่าพนักงานได้จ่ายไปโดยสุจริตตามความจำเป็น พนักงานที่ได้รับค่าเบี้ยเลี้ยง จะได้รับยกเว้นไม่ถือเป็นเงินได้ของพนักงานและหากกิจการจ่ายค่าเบี้ยเลี้ยงเกินอัตราที่กำหนดของทางราชการส่วนที่เกินจะต้องถือเป็นเงินได้ของพนักงาน ยกเว้นพนักงานสามารถพิสูจน์ได้ว่าได้จ่ายไปทั้งหมดในการนั้นโดยนำบิลหรือใบเสร็จค่าอาหารและเครื่องดื่มมาแนบการจ่ายเงิน ค่าเบี้ยเลี้ยงที่จ่ายไปทั้งหมดจริง ก็จะได้รับยกเว้นไม่ถือเป็นเงินได้ของพนักงาน